Agilní systém řízení v obchodě

V současné době se významně rozšiřuje moderní vzdělávací metoda Agile, která přináší nové postupy a techniky pro práci s pracovními týmy při nejrůznějších obchodních projektech. Agile v překladu znamená bystrý nebo hbitý, a proto, jak název napovídá, i samotná metodika je založena především na dynamice a flexibilitě.

Metodika klade důraz na individualitu členů pracovního týmu a jejich vlastní organizaci. Je nezbytné oprostit se od navyklých manažerských postupů a způsobů řízení velkých společností, kde každá změna vyžaduje náročné plánování a proces schvalování a činění souvisejících rozhodnutí je pomalý a neefektivní.

agile.jpg

Metodika Agile je založena na principech, které pracovní týmy dle konkrétního projektu implementují do své strategie a pracují s nimi v průběhu celého obchodního procesu. Jedná se o systém postupných kroků, kdy je využívána především dynamika malých pracovních skupin a individuálních dovedností jednotlivých členů, přičemž hlavní důraz je kladen na efektivní komunikaci a pravidelnost vzájemných zpětných vazeb. Komunikace probíhá formou sdílených konferenčních hovorů nebo osobních setkaní. Pravidelně 1x denně je pak zapotřebí informovat svůj pracovní tým o aktualitách a podělit se o průběžné výsledky své práce.  Změny v řízení jsou vždy implementovány postupně v malých krocích, přičemž se vyplatí vyzkoušet jejich vliv nejprve na menším vzorku zaměstnanců. Společně s vybranými klienty se pak vyplatí pracovat na vylepšování technik až do ideálního stavu, kdy systém může být rozšířen napříč celou společností a všemi odděleními.

SCRUM porady

Již bylo uvedeno, že agilní řízení klade velký důraz na efektivnost komunikace. Jedním ze základních nástrojů v souvislosti s komunikací jsou pravidelné každodenní porady SCRUM.  Jedná se o rychlá setkání, kdy se společně schází pouze přímé pracovní týmy a společně probírají pro ně relevantní témata a aktuality. Tato forma porad se v dnešní době ukazuje vhodnější než týdenní celotýmové schůzky, na kterých bývají diskutována obecná témata napříč různými odděleními a nebývá při nich prostor pro detailní řešení vývoje jednotlivých projektů včetně konkrétních problémů a souvisejících hrozeb. SCRUM porady jsou krátká setkání, na která si každý z členů skupiny připraví poznámky shrnující tři základní otázky: Čeho chci dosáhnout dnes? Co mě čeká zítra? A jaké překážky nebo problémy mi hrozí?

Ačkoli je patrná tendence eliminovat společné porady napříč jednotlivými odděleními a pracovními skupinami, princip systému porad SCRUM podporuje vzájemné sdílení výsledků porad s ostatními odděleními a současně přítomnost na poradě jiného týmu v případě zájmu.

Na základě implementace tohoto principu ve společnostech byly zaznamenány a potvrzeny jeho pozitivní přínosy, kdy nejvýznamnějším je bezesporu zlepšení sdílení informací napříč členy pracovních týmů a posílení vzájemné spolupráce jako celku. Ukázalo se také, že pracovní týmy dokážou lépe spolupracovat na včasném odhalení možných hrozeb a jsou lépe orientovaní na výsledky projektu.

Při implementaci a adaptaci metodiky Agile a principu porad SCRUM pro každý projekt je nutné uvážit otázku odpovědnosti. Určení rozsahu odpovědností je zároveň základem pro zpětnou kontrolu a měření výsledků. Je třeba důvěřovat svému pracovnímu týmu, že je odpovědný jako celek a stejně tak je důležité definovat odpovědnost každého jednotlivce tohoto týmu. Jako účinný způsob se uvádí technika sedmi postupných kroků:

  • Informovanost

Jedná se o nové nastavení, a proto je ho nutné důkladně komunikovat. Každý člen týmu si musí být nového uspořádání vědom a musí ho respektovat. Každý by proto měl mít právo se k nastaveným principům ještě před oficiálním vydáním vyjádřit.

  • Zápis

Stručný zápis daných pravidel a dohod, která budou závazná pro všechny členy týmu. Jedná se o maximálně jednu stranu textu, kde jsou shrnuty nejdůležitější body ohledně SCRUM porad, příprava a chování členů na těchto poradách a pravidla společného řešení problémů.

  • Pravidelnost SCRUM porad

Jako ideální dny pro konání SCRUM porad se ukazuje být pondělí až čtvrtek, kdy je jisté, že většina členů týmu je přítomna v kanceláři. Čas porad by měl být vhodně zvolen mimo dobu, kdy jsou zaměstnanci nejproduktivnější a nejvytíženější. Často jsou tyto schůzky organizovány v pozdních odpoledních hodinách, kdy je většina denních úkolů hotová a týmy se připravují na následující den. Zároveň je v tomto případě jisté, že se schůzka zbytečně neprotáhne, protože nikdo nechce zůstávat v kanceláři déle než je nutné.

  • Určení rolí

Pro úspěšnou adaptaci SCRUM principu je doporučováno určit zástupce, který toto bude mít na starosti. Jeho úlohou je zapisování důležitých bodů během jednání a kontrola plnění stanovených plánů. Je třeba, aby tato osoba byla u ostatních respektována a měla především cit pro detaily a spravedlivý přístup ke svěřené pozici.

  • Úloha managementu

Je zapotřebí, aby tým lidí, kteří mají na starosti vedení projektů, měl schopnost nahlížet na projekt z větší perspektivy a dohlížet nad jeho efektivním průběhem. Je nutné účastnit se SCRUM schůzek a být důkladně informován o všech probíhajících procesech. V případě potřeby je třeba činit rychlá rozhodnutí, upravit proces nebo přenastavit priority úkolů.

  • Řešení problémů

V reálném pracovním prostředí je ne vždy možné postupovat přesně podle plánu, a je proto důležité umět reagovat na aktuální problémy. Úkolem managementu je nastavit principy agilního systému tak, aby žádnému z členů kolektivu nedělalo problém otevřeně sdílet své starosti včetně negativních výsledků nebo nesplněných úkolů. Namísto zbytečného řešení příčin problémů a trestání případných omylů je nutné modifikovat a přenastavit současný proces a uzpůsobit ho dané situaci.

  • Zpětná vazba

Nejen aktuální problémy a hrozby by měli být řešeny a komunikovány. Současně jakákoli jiná zpětná vazba od členů týmu je žádoucí a vítaná. Ponecháním dostatečného prostoru pro vlastní názory a komentáře nejen k principům SCRUM, ale celému systému řízení, získáme kladný přístup a pocit vzájemné odpovědnosti všech našich zaměstnanců.

Implementace agilního řízení v oblasti obchodních specialistů a prodejců

Prodejní týmy a specialisté jsou specifickou skupinou uvnitř společnosti a při plánování řídící struktury je třeba vzít v úvahu jejich charakter a povahu. Prodejci většinou nejsou v kancelářích přítomni pravidelně a je tedy nutné modifikovat systém tak, že namísto každodenních osobních setkání budou probíhat pravidelné konferenční hovory nebo méně časté skupinové schůzky. Během porad je doporučeno diskutovat následující témata:

  • identifikace 5 největších současných příležitostí
  • perspektivy v souvislosti s definovanými principy SCRUM
  • plány na dnes a zítra (záleží na četnosti porad)
  • překážky a hrozby, kterým čelíme
  • vzájemná pomoc při podpoře prodejů

V rámci agilního řízení je podporována především individualita a vlastní schopnosti jednotlivců. V rámci prodejního týmu toto pravidlo platí více, než v jakémkoli jiném oddělení společnosti. Systém musí být vždy uzpůsoben potřebám konkrétního týmu a musí jim být ponechán dostatečný prostor pro vlastní nápady a řešení.

Jednou z hlavních charakteristik prodejních týmu je jejich téměř nulová spolupráce. Systémy jsou většinou nastaveny tak, že každý prodejce je placen z uzavřených obchodů a v rámci společnosti ve skutečnosti neexistuje prodejní tým, ale několik jednotlivců fungujících nezávisle na sobě, v některých případech dokonce proti sobě. V rámci agilního řízení je však spolupráce nezbytnou součástí strategie, a je proto nutné postupnými malými kroky vést pracovní skupinu k vzájemné komunikaci, vylepšování rozdělování práce a postupně až k vzájemné spolupráci. Jedná se o dlouhodobý proces, který lze úspěšně realizovat na základě dodržování pravidel postupných kroků.

Určení rolí

Existuje mnoho prodejních pracovních pozic. Přes obchodní zástupce, prodejní specialisty a projektové manažery až po asistenty prodeje nebo odborníky na „new business“. Ve skutečnosti není důležité, kolik osob vykonává stejnou pozici nebo jak se daná pozice nazývá. Co je klíčové je určit organizační strukturu týmu a jasně definovat  jednotlivé role a související odpovědnost. Všichni členové týmu si musí být své zodpovědnosti vědomi a zároveň musí jasně znát rozsah svých pravomocí.

Klíčové trhy

V souvislosti s finanční kompenzací prodejců v závislosti na množství uzavřených obchodů se často stává, že uzavírají bezhlavě jakékoli obchody bez důkladného posouzení jejich výhodnosti nebo dalších aspektů. Prodejci se tak rozptýlí napříč všemi odvětvími a trhy a penetrace na žádaném trhu se tak stává obtížnější, stejně jako uzavírání nových obchodů v dlouhodobém hledisku. Pokud jasně definujeme, které trhy jsou objektem našeho zájmu a na které se chceme zaměřit, prodejci budou hledat uplatnění právě zde a naše pokrytí na trhu se bude zvyšovat.

Pravidelnost SCRUM porad

Stejně jako v ostatních pracovních týmech, i v případě prodejců je třeba určit a dodržovat pravidelné SCRUM schůzky, na kterých budou probírána aktuální témata. Doporučuje se organizovat porady alespoň 2x týdně vždy v čas, kdy prodejci nejsou nejvíce vytíženi a kdy mají možnost se zúčastnit.

CRM systém

V rámci systému řízení je vhodné využívat manažerské informační systémy a podobné platformy. V opačném případě bývají všechny obchodní příležitosti a výsledky evidovány a monitorovány pouze na základě poznámek prodejců a prakticky není možné efektivně kontrolovat a sledovat vývoj obchodních příležitostí. I během jednotlivých SCRUM porad by systém měl být využíván a měly by být sledovány všechny aktuální projekty i příležitosti.

Prodejní proces

Stejně jako všechna ostatní pravidla, je nutné definovat obchodní nebo prodejní proces. Každý jednotlivý krok v rámci obchodního jednání by měl být předem určen a zaznamenán do grafu. Definování dílčích kroků, které vedou ke stanovenému cíli určí směr fungování celému prodejnímu týmu. Celý tento proces by měl být zaznamenán a podložen jednotlivci, kteří budou za naplnění jednotlivých kroků přímo zodpovědní a dalších, kteří se budou účastnit některých dílčích aktivit.

Krátkodobé cíle

Je účinné stanovit na každý týden určité cíle, kterých chceme dosáhnout. Tyto cíle by ve výsledku měly vést k naplnění dlouhodobých cílů, které jsme si určili na více než jeden rok. Každý týden by mělo být věnováno pár minut diskuzi na toto téma a měl by být sledován vývoj.

Top 5 příležitostí

Stejně jako definování trhů nebo prodejního procesu, je vhodné určit každému prodejci jeho 5 největších příležitostí, na které by se měl při svém snažení zaměřit. Pokud jasně učíme, které příležitosti považujeme za prioritu, prodejce bude motivován snažit se tyto příležitosti úspěšně zvládnout a současně se bude zabývat i ostatními potenciálními obchody.

Výše uvedená doporučení složí jako užitečné vodítko při práci s prodejním týmem a adaptaci systému agilního řízení v organizaci. Je důležité si uvědomit, že každé odvětví je velmi specifické, a je proto nutné přizpůsobit dané změny a kroky konkrétnímu prostředí. Jen v praxi se ukáže, jaké modifikace jsou nezbytné a jak vhodně systém nastavit, aby vyhovoval našim obchodním zájmům i prodejcům samotným.

 

Získejte zdarma ebook "Behaviorální přístup k prodeji"

Přihlaste se a dostávejte zdarma všechny nové příspěvky v blogu

Přihlaste se k odběru nových pozic